La scelta della location per eventi è sicuramente una delle attività più importanti, ma anche una delle più difficili del meeting planner. La selezione della location è la prima decisione importante da prendere quando ci si appresta a organizzare un evento aziendale. Scegliendo una villa o un palazzo, una spiaggia o un giardino, un rifugio o un museo, si delineeranno conseguentemente anche molti altri aspetti e dettagli che insieme contribuiranno a costruire lo stile e la personalità del tuo evento.
Diciamo subito che un posto non vale assolutamente l’altro. E’ fondamentale capire la location per gli eventi più idonea in base all’argomento da trattare e al target di riferimento. La scelta della location per eventi dipende, in primo luogo, dal numero di partecipanti e di conseguenza dalla capienza. Cercare una sala meeting con una capienza di 1000 persone ha necessità logistiche completamente diverse che cercarne una per 50 persone.
La soluzione potrebbe essere un cinema o un teatro, negli orari in cui non vengono utilizzati. Tieni sempre a mente la fascia budget dell’evento. Aspetto fondamentale da non sottovalutare è lo spazio per parcheggiare: è sempre una mossa accorta par sì che gli avventori non entrino nella sala dell’evento già stressati per aver girato un’ora per cercare il parcheggio. La posizione della location per eventi è una variabile da non sottovalutare, in particolar modo va considerata la vicinanza ad autostrade, aeroporti, stazioni ferroviarie, molto comodo a Roma ad esempio è JT Cafe – http://jtcafe.com/.
Ricordati che si possono fare grandi cose anche con un budget poco sostanzioso, l’unico vero limite è la creatività e la capacità di ottimizzare i vari aspetti. Ti conviene scegliere una location eventi che sia dotata di servizio ristorante e di cuochi fidati: a conti fatti risparmi e ti garantisci sempre prodotti di alta qualità. Se il rinfresco lo prepara la location stessa, puoi stare tranquillo in ogni evenienza: ritardi, cattivo tempo e relativo cambio di zone della location occupate per il rinfresco.